会社のしょぼいメールを Gmail 化してメール処理を高速化しよう

仕事で Outlook を使っていたのですが、使いにくいので Thunderbird を導入しましたが、それも使いにくいので Google Apps を導入を検討していたのですが、もう既に多くの人が今のサーバーでメールを楽しんでいるので、簡単にメールを Google Apps に導入することができませんでした。

しかし、Gmail で POP3 を使用したメッセージの確認というのができるので、これを使えば簡単にしょぼい Windows でちまちまやっていたメールを Gmail 化して、変化させることができるじゃないですか。なぜ気づかなかったんだ。

Gmail 化はひとりだけでウマーするのに最適です。

しょぼいメールを Gmail にする手順

とても簡単です。1分くらいでできます。

Gmail でメールを受信できるようにする

右上の「設定」「アカウントとインポート」の順にクリックして「POP3 を使用したメッセージ」の確認の横にある 「POP3 のメールアカウントを追加」をクリックして、あとは順に情報を入力していきます。

これでメールの受信をしてくれますよ。

メールの送信アドレスや送信サーバーを設定する

まず送信アドレスですが、そのままでは Gmail からメールを送信すると Gmail のアドレスで送られてしまいますので、自分の会社のメールアドレスから送信されたように相手に知らせるように設定できます。

右上の「設定」「アカウントとインポート」の順にクリックして「名前」という項目にある「別のアドレスからメッセージを送信」というボタンをクリックすれば設定をできます。

Gmail は自分の SMTP サーバーからメールを送信することができます。これでなりすましメールだと勘違いされなくなるのかな、きちんと自分のサーバーからメール送信できますので、トラブルは断然少なくなりますので、可能であればこちらで設定をしましょう。

しょぼいメールを Gmail 化するとこんなメリットが得られる

クライアントを限定せずどこからでも見れる

Gmail にメールがありますから、今まで通り Windows でも見れるし作業用の Mac からも簡単に見ることができる。メールを書く場所、見る場所が限定されません。iPhone でも iPad でも見れますね。

しょぼいメールが IMAP 対応になる

4年前に借りたような鈍い時代遅れのサーバーのメールが Gmail に一度保存されることで IMAP 対応になります。今まで通り Thunderbird で IMAP 経由でメールを読んだり書いたりすることもできるんです。

様々な場所で Thunderbird を使いたい場合にも有効

別に Gmail じゃなくていいから、いろんな場所からメールが見たい。できれば Thunderbird が良いという場合でもこの方法が有効です。先ほども書きましたが、IMAP でメールをやりとりすれば、Gmail にメールをおいたまま Thunderbird を使ってメールを見たり、書いたりすることができるようになるのです。

メールの保存容量不足の心配をしなくていい

たくさんのメールが溜まって、例えば Microsoft の Outlook は 2GB までしかメールを溜めこむことができませんが、Gmail なら7GB以上の容量が無料であります。しかもこの容量は日に日に増えています。

あと年間 5$ とかで容量をがっぽり増やしていけるので容量不足には困らないでしょう。

Gmail の強力な迷惑メールフィルターがある

Thunderbird の迷惑メールフィルターも多少は役に立ちますが Gmail のフィルターはレベルが違います。迷惑メールは片っ端から片付けてくれます。info@example.com などに対して大量に迷惑メールが着ているような会社はこれで問題を片付けられます。

とても強力なメール検索がある

Thunderbird 使ってて思ったんですが、佐藤さんから来たメールを一覧にする方法がなかなか見つけられませんでした。普通に検索すると関係者という項目で絞ることはできますが、佐藤さんが CC に入っているだけのメールも引っかかってきてしまいます。

でも Gmail なら以下のように検索すれば一発でその人から送信されたメールを一覧にできます。

from:佐藤

強力なメールフィルターが作れる

Thunderbird にもあると思いますが、簡単な条件式で簡単にメールの振り分け設定を作る事が可能です。そもそも Gmail のフィルターはかなり強いです。

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